Europese Commissie brengt jaarverslag 2021 uit over de toepassing van de Eurowob
/Uit het jaarverslag blijkt dat de Europese Commissie ook in 2021 haar transparantieverplichtingen bleef nakomen. Weliswaar in de schaduw van de COVID-19-pandemie maar ook in het licht van de herstelambities van de NextGenerationEU. Deze context was van invloed op het aantal en de aard van de specifieke Eurowob-verzoeken die in het kader van de Eurowob-verordening werden ingediend.
Het jaarverslag 2021 is opgesteld overeenkomstig artikel 17, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (hierna: de Eurowob) (zie ook dit ECER-dossier). Het verslag heeft betrekking op de uitvoering door de Europese Commissie en bevat een samenvatting van statistische gegevens in bijlage 1. Het verwijst ook naar de bevindingen van de Europese Ombudsman betreffende de uitvoering van de verordening door de Europese Commissie en de uitspraken van de rechterlijke instanties van de EU.
De statistieken geven het aantal ontvangen verzoeken en verstrekte antwoorden in 2021 weer. Zij bieden nauwkeuriger gegevens dan de statistieken voor de voorgaande jaren. Uit de statistieken blijkt dat de gevraagde documenten in de initiële fase in bijna 74 procent van de 8 280 gevallen geheel of gedeeltelijk openbaar zijn gemaakt, en dat in 38 procent van de 247 in de confirmatieve fase onderzochte gevallen ruimere of zelfs volledige toegang is verleend. De gegevens bevestigen niet alleen de openheid van de Europese Commissie, maar ook de gehechtheid van de instelling aan het recht op toegang tot documenten als onderdeel van haar algemene transparantiebeleid.
Bij de Europese Commissie wordt de behandeling van initiële verzoeken om toegang tot documenten gedecentraliseerd afgehandeld door de verschillende directoraten-generaal en diensten van de Commissie. Elk directoraat-generaal en elke dienst benoemt ten minste één jurist voor deze taak, die optreedt als "coördinator toegang tot documenten". Afhankelijk van de omvang van de dienst en het aantal ontvangen verzoeken worden deze coördinatoren gewoonlijk bijgestaan door ondersteunend personeel en zijn zij belast met de coördinatie van de ontwerp-antwoorden met de eenheden die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende beleidsterreinen.
Confirmatieve verzoeken worden behandeld door een specifiek team binnen de eenheid Transparantie, documentenbeheer en toegang tot documenten van het secretariaat-generaal, om te zorgen voor een onafhankelijke administratieve toetsing van het in de eerste fase gegeven antwoord. Daarnaast geeft de eenheid horizontale begeleiding, opleiding en advies aan alle directoraten-generaal en diensten van de Europese Commissie over de uitvoering van de verordening, in nauwe samenwerking met de juridische dienst, om te zorgen voor de coördinatie en de uniforme uitvoering van de uitvoeringsbepalingen van Eurowob. Deze eenheid beheert ook Gestdem, het voor de hele Commissie geldende IT-systeem voor de behandeling van initiële en confirmatieve verzoeken om toegang tot documenten.
De Europese Commissie is in 2021 doorgegaan met de ontwikkeling van haar toekomstige systeem voor de behandeling van verzoeken om toegang via een elektronisch onlineportaal, namelijk "Electronic AccesS to European Commission Documents" (of "EASE"). De eerste versie van EASE zal in 2022 in gebruik worden genomen. Het moet voorzien in:
1) een nieuw onlineportaal waar de burgers hun verzoeken om toegang tot Commissiedocumenten kunnen indienen en een overzicht ervan kunnen krijgen, met de Commissie kunnen communiceren en eerder openbaar gemaakte documenten kunnen opzoeken; en
2) een nieuw case management-systeem waarmee het personeel van de Commissie de verzoeken om toegang tot documenten kan registreren, toekennen en behandelen. EASE zal Gestdem gaan vervangen.
De diensten van de Commissie worden ondersteund door de dienst Historische archieven (HAS) wat betreft de archieven van alle voorgaande Commissieleden en kabinetten. Aangaande de verzoeken om toegang tot documenten heeft de HAS in 2021 in 175 gevallen bijstand verleend aan de diensten van de Commissie , voornamelijk aan het Secretariaat-Generaal (22) en de Directoraten-Generaal Klimaatactie (19), Onderzoek en innovatie (18), Handel (14), Energie (11) en Gezondheid en voedselveiligheid (8).
