Rechtskader vastgesteld voor EU-systeem dat elektronische communicatie in grensoverschrijdende procedures faciliteert
/Het e-Codex-systeem faciliteert de elektronische communicatie tussen burgers en rechtbanken en tussen instanties van de lidstaten in bepaalde grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures. Het systeem wordt momenteel beheerd door een consortium van lidstaten en andere organisaties. Een nieuwe EU-verordening voorziet in een passend rechtskader voor het e-Codex-systeem, waarbij het operationeel beheer van dat systeem wordt toevertrouwd aan een EU-agentschap.
Achtergrond
De digitalisering van het justitiële systeem moet de toegang tot de rechter vergemakkelijken, de efficiëntie in het algemeen verbeteren en de veerkracht van rechtsstelsels bij crisissen zoals de COVID-19-pandemie waarborgen. Het e-Codex-systeem (e-Justice Communication through Online Data Exchange) is een technologisch en digitaal hulpmiddel om de grensoverschrijdende justitiële communicatie te moderniseren (zie de website van e-Codex).
Het e-Codex-systeem werd tussen 2010 en 2016 ontwikkeld door 21 EU-lidstaten, met deelname van andere derde landen/gebieden en organisaties. Het systeem faciliteert momenteel de elektronische communicatie tussen burgers en rechtbanken en tussen instanties van de lidstaten in bepaalde grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures. Gebruikers (bevoegde justitiële autoriteiten, juristen en burgers) kunnen documenten, juridische formulieren, bewijsmateriaal of andere informatie snel en veilig elektronisch verzenden en ontvangen.
Het e-Codex-systeem wordt momenteel beheerd door een consortium van lidstaten en andere organisaties. Dat consortium zal echter niet het operationele beheer op lange termijn verzorgen. Op 2 december 2020 presenteerde de Europese Commissie een wetgevingsvoorstel om e-Codex een permanent karakter te geven door middel van een passende, met eu-LISA verenigbare bestuurs- en beheersstructuur. eu-LISA is de afkorting voor het Europese Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht. Het wetgevingsvoorstel heeft uiteindelijk geresulteerd in de vaststelling van verordening 2022/850.
De verordening
Toepassingsgebied
De verordening is van toepassing op de elektronische doorgifte van informatie in het kader van grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures door middel van het e ‑ Codex-systeem, overeenkomstig de EU-rechtshandelingen die zijn vastgesteld op het gebied van justitiële samenwerking. Het gaat bijvoorbeeld om rechtshandelingen als de Rome I-verordening en de Rome II-verordening.
Operationeel beheer van e-Codex
De verordening bepaalt dat het operationele beheer van het e-Codex-systeem op termijn zal worden toevertrouwd aan eu-LISA. De vroegste voorgestelde datum voor de overname van het operationele beheer is 1 juli 2023, zodat eu ‑ LISA de tijd heeft om de taken uit te voeren die reeds aan het agentschap zijn toevertrouwd.
De overdracht zal pas plaatsvinden wanneer de Commissie verklaart dat het overdrachts-/overnameproces met succes is voltooid. Uiterlijk op 31 december 2022 moet de entiteit die het e ‑ Codex-systeem momenteel beheert, een overdrachtsdocument indienen met de regelingen voor de overdracht van het systeem aan eu ‑ LISA
Taken van lidstaten
De lidstaten zijn verplicht om een lijst bij te houden van geautoriseerde e ‑ Codex-toegangspunten op hun grondgebied, om eu ‑ LISA in kennis te stellen van wijzigingen in die lijst en om contactpersonen aan te wijzen die recht hebben op ondersteuning bij het gebruik van het e ‑ Codex-systeem.
Taken van geautoriseerde e-Codex-toegangspunten
De taken van geautoriseerde e-Codex-toegangspunten omvatten het opzetten en beheren van een beveiligd toegangspunt en de verantwoordelijkheid voor eventuele schade aan het toegangspunt en voor de beveiliging van de via dat toegangspunt doorgegeven gegevens. Deze entiteiten moeten ook statistische informatie over hun werkzaamheden verzamelen.
