Verplichting voor organisaties om anonieme klokkenluidersmeldingen te doen komt eraan

Op 2 april is het Besluit anoniem melden vermoedens van misstanden in consultatie gegaan. In dit besluit staan de eisen om te voldoen aan de verplichting voor werkgevers om anonieme meldingen van vermoedens van misstanden in ontvangst te nemen en te behandelen.

Deze verplichting is geregeld in de Wet bescherming klokkenluiders, artikel 2, tweede lid, onderdelen e en f. Tot nu toe is deze bepaling nog niet in werking getreden: werkgevers zijn op dit moment dus nog niet verplicht om het anoniem doen van klokkenluidersmeldingen mogelijk te maken.

De betreffende bepaling uit de Wet bescherming klokkenluiders kan pas in werking treden, nadat bij algemene maatregel van bestuur nader is uitgewerkt aan welke eisen de onafhankelijke functionarissen bij wie een vermoeden van een misstand anoniem kan worden gemeld moeten voldoen en aan welke eisen de wijze waarop een vermoeden van een misstand bij werkgevers anoniem kan worden gemeld moet voldoen.

Het Besluit anoniem melden vermoedens van misstanden betreft de benodigde AMvB.

Hierin wordt nader uitgewerkt:

1. welke eisen de onafhankelijke functionarissen bij wie een vermoeden van een misstand anoniem kan worden gemeld moeten voldoen; en

2. aan welke eisen de wijze waarop een vermoeden van een misstand bij werkgevers anoniem kan worden gemeld moet voldoen.

Meldprocedure

Het besluit schrijft voor dat in de meldprocedure, de klokkenluidersregeling van organisaties, dient te worden vastgelegd dat, in het geval een melder anoniem het vermoeden van een misstand meldt, de functionaris waaraan wordt gemeld afspraken maakt met de melder over de wijze waarop de melder benaderd wil worden gedurende het vervolg van de meldprocedure. Uiteraard voor zover dit mogelijk is.

De interne meldprocedure moet daarnaast in zijn algemeenheid informatie bevatten over op welke wijze anoniem een melding kan worden gedaan.

Het verdient aanbeveling om in de meldprocedure op te nemen dat, bij het vasthouden aan de anonimiteit, het mogelijk is dat een melding uiteindelijk niet volledig onderzocht kan worden. Als deze situatie zich voordoet, dient de melder in zo’n geval de keuze te maken om ofwel dit gevolg te aanvaarden en af te zien van het meewerken aan een verder onderzoek van de melding, teneinde de eigen anonimiteit te beschermen, dan wel zijn of haar identiteit of gegevens die herleidbaar zijn naar zijn of haar identiteit alsnog bekend te maken, teneinde het onderzoek te kunnen laten vervolgen. Deze keuze kan enkel door de melder zelf gemaakt worden, niet door de functionaris.

Functionaris

Op basis van art. 2 lid 2 sub d van de Wbk dienen organisaties een onafhankelijke functionaris of functionarissen (onafhankelijk meldloket) aan te stellen waar klokkenluiders meldingen (vermoedens van misstanden) kunnen worden gemeld. Dit mag dezelfde persoon zijn als degene die niet-anonieme meldingen in ontvangst neemt.

Dit moet iemand zijn die niet tevens werkzaam is in een leidinggevende functie, dan wel een functie die primair betrokken is bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers binnen de organisatie van de werkgever. Indien de werkgever meerdere functionarissen heeft aangewezen waarbij anoniem een vermoeden van een misstand gemeld kan worden, is het wel mogelijk dat één of meer functionarissen een leidinggevende functie bekleden, of een functie die primair is betrokken bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers. Er dient echter te allen tijde minstens één functionaris binnen de organisatie te zijn aangewezen die een dergelijke functie niet bekleedt. In het geval de werkgever meerdere functionarissen heeft aangewezen waarbij een vermoeden van een misstand anoniem kan worden gemeld, dient de melding in eerste instantie inhoudelijk te worden beoordeeld door een functionaris die voldoet aan de vereisten.

Het is geen vereiste dat de functionaris zelf binnen de organisatie van de werkgever werkzaam is. De werkgever kan er dus ook voor kiezen als functionaris een extern persoon aan te wijzen.

Ook deze onafhankelijke functionaris kent de identiteit van de anonieme melder niet.

Deze functionaris dient bovendien te beschikken over zodanige deskundigheid en ervaring, dat deze de functie naar behoren kan vervullen. Hierbij moet met name gedacht worden aan het goed kunnen beoordelen van de informatie van de melder, alsmede op welke wijze en met wie deze informatie kan worden gedeeld om adequaat opvolging te kunnen geven aan de melding. Daarnaast dient de functionaris de anonieme melder te informeren over de risico’s van een melding en het feit dat het voor een goed onderzoek soms noodzakelijk kan zijn dat de identiteit van een melder (na diens toestemming) toch bekend moet zijn. Om de rol van deze functionaris behoorlijk te kunnen vervullen zijn daarnaast ook persoonlijke kwaliteiten van belang, zoals integriteitsbesef en goede communicatieve vaardigheden.

Deze functionaris dient minimaal één keer per jaar schriftelijk verslag uit te brengen aan het hoogste gezag van de werkgever, en ook aan de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging, over het aantal ontvangen anonieme meldingen en de aard van deze meldingen. Indien de werkgever niet beschikt over een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, en daartoe ook niet verplicht is, wordt het verslag toegezonden aan de werknemers. Op deze manier worden de belangrijkste organen binnen een organisatie periodiek op de hoogte gebracht van het aantal anonieme meldingen van een vermoeden van een misstand en de aard van deze meldingen. Indien de werkgever niet beschikt over een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, en hiertoe ook niet verplicht is, wordt het verslag toegezonden aan de werknemers zodat deze op de hoogte worden gehouden. Het uitbrengen van zo’n verslag kan helpen om bepaalde misstanden in een organisatie eerder te signaleren en waarborgt tevens dat ontvangen meldingen in behandeling worden genomen en worden geregistreerd. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat het verslag geen tot personen herleidbare gegevens mag bevatten. Bovendien legt een functionaris met het uitbrengen van het verslag geen verantwoording af aan de werkgever over diens functioneren, het verslag is zuiver informatief bedoeld.

Systemen

Werkgevers hebben de mogelijkheid om digitale middelen in te zetten voor het doen en opvolgen van anonieme meldingen van een vermoeden van een misstand. Er zijn meerdere marktpartijen bekend die gespecialiseerd zijn in het leveren van software geschikt voor het doen van anonieme meldingen binnen een organisatie. Deze mogelijkheid is echter geen verplichting voor werkgevers. Het blijft te allen tijde mogelijk voor werkgevers om een meldprocedure voor anoniem melden op te stellen zonder de inzet van digitale middelen.

Zowel bij een digitale als een fysieke meldwijze is van belang dat de vertrouwelijkheid en anonimiteit van de melder gewaarborgd blijft en moet, gelet op artikel 32 van de AVG, een op het risico afgestemd beveiligingsniveau worden gewaarborgd. Indien gebruik wordt gemaakt van speciale software, waardoor de melder op digitale wijze een melding kan indienen zonder dat er gegevens herleidbaar zijn tot de identiteit van de melder, dient de werkgever zich ervan te vergewissen dat deze software betrouwbaar is en voldoet aan de eisen die volgen uit de AVG.

Voor de overheid gelden aanvullend specifieke informatiebeveiligingseisen die voor de rijksoverheid zijn opgenomen in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid in het digitale verkeer met het Rijk.