E-mailbericht verzonden naar verkeerde instantie aan te merken als stelbrief?

Hoge Raad 14 juni 2016, ECLI:NL:HR:2016:1178 De dagvaarding in hoger beroep is de verdachte in persoon betekend op 13 februari 2015. De terechtzitting van het hof vond plaats op 27 maart 2015. Op dezelfde datum is – dadelijk na sluiting van het onderzoek - door het hof uitspraak gedaan. Het cassatieberoep diende derhalve op grond van art. 432 Sv uiterlijk veertien dagen na de uitspraak van het hof op 27 maart 2015 te zijn ingesteld. Blijkens de akte cassatie, opgesteld door de griffier van het gerechtshof Den Haag is het cassatieberoep echter eerst op 17 april 2015, derhalve na ommekomst van de genoemde termijn ingesteld.

De overschrijding van de termijn voor het instellen van het beroep is ook de opsteller van de schriftuur niet ontgaan. Volgens die schriftuur kan echter uit een e-mail van de raadsvrouwe, mr. M.S. Waterval, van 9 april 2015 worden afgeleid dat haar door de griffie van het hof een onjuiste datum van het arrest van het hof is medegedeeld, namelijk 10 april 2015. Het cassatieberoep zou derhalve wel tijdig zijn ingesteld, althans zou de termijnoverschrijding verschoonbaar zijn.

Mededeling door de griffie van het gerecht van een onjuiste uitspraakdatum – hetgeen rechtstreeks gevolgen heeft voor de aanvang van de termijn voor het aanwenden van een rechtsmiddel - kan inderdaad een grond zijn voor het verschoonbaar achten van de overschrijding van de termijn voor het aanwenden van een rechtsmiddel. Een dergelijke onjuiste mededeling kan immers worden opgevat als een ambtelijk verzuim, dat aan de insteller van het cassatieberoep niet kan worden tegengeworpen – integendeel, hij moet er – in beginsel - op kunnen vertrouwen dat dergelijke mededelingen op juistheid berusten. Een dergelijk ambtelijk verzuim moet echter wel voldoende zijn vastgesteld: louter de theoretische mogelijkheid dat zich een dergelijk verzuim heeft voorgedaan is onvoldoende om verschoonbaar termijnverzuim aan te nemen.

Bij de cassatieschriftuur zijn als ‘producties’ twee e-mailberichten opgenomen die zijn verstuurd namens de raadsvrouwe van verdachte, mr. V.S. Waterval, beide gericht aan rp.hof.denhaag.algemeen@om.nl, met als onderwerp “[verdachte] /OM parketnummers 10/145283-14 en 10/175504-14”

Het eerste bericht is gedateerd vrijdag 31 oktober 2014 en bevat als tekst:

“Geachte heer, mevrouw,

in bovengenoemde zaken stel ik mij als raadsvrouwe van [verdachte] . Bijgaand treft u afschrift van de akte instellen hoger beroep.

Ik verzoek u vriendelijk mij belde strafdossiers te doen toekomen.

Gaarne vernemend.

Met vriendelijke groet,

V.S. Waterval

Het tweede bericht, gedateerd 9 april 2015, luidt als volgt:

“Geachte heer, mevrouw,

In bovengenoemde zaak heb ik mij gesteld op 31 oktober 2014. Bijgevoegd was de akte instellen hoger beroep.

Helaas heb ik vernomen dat mijn e-mailbericht nimmer is verwerkt, zodat de zitting reeds heeft mogen plaatsvinden zonder mijn bijzijn. Tevens heb ik begrepen dat het arrest aanstaande vrijdag 10 april wordt verwacht.

Ik verzoek u dan ook vriendelijk mij zo spoedig mogelijk het arrest te doen toekomen.

Gaarne vernemend.

Met vriendelijke groet,

V.S. Waterval"

De verdachte is bij arrest van 27 maart 2015 door het gerechtshof Den Haag met toepassing van art. 416 Sv niet-ontvankelijk verklaard in zijn hoger beroep tegen een vonnis van de rechtbank Rotterdam waarbij hij is veroordeeld ter zake van een tweetal misdrijven tot een gevangenisstraf van twee maanden, waarvan een maand voorwaardelijk, met beslissingen omtrent de vordering van de benadeelde partij.

Middel

Het middel klaagt dat het hof ten onrechte het voorschrift van art. 51 Sv niet heeft nageleefd, aangezien de raadsvrouwe zich in hoger beroep had gesteld doch niet tijdig een afschrift heeft ontvangen van de appeldagvaarding.

Beoordeling Hoge Raad

De Hoge Raad doet de zaak af onder verwijzing naar art. 81 RO.

Conclusie AG

4.2. Uit het dossier blijkt inderdaad niet dat van de dagvaarding in hoger beroep afschrift is gedaan aan een raadsman. Volgens de steller van het middel had dat wel moeten geschieden, aangezien de raadsvrouwe mr. M.S. Waterval zich door middel van het hierboven als eerste reeds aangehaalde e-mailbericht als zodanig had gesteld. Vervolgens moet er volgens de steller van uit worden gegaan dat het genoemde e-mailbericht bij de griffie in het ongerede is geraakt, waarna, parallel aan het arrest van de Hoge Raad van 8 maart 2011, ECLI:NL:HR:2011:BO6743, in cassatie moet worden aangenomen dat zich wel een raadsvrouwe had gesteld en dat het voorschrift van art. 51 Sv niet is nageleefd, hetgeen (substantiële) nietigheid van het arrest van het hof meebrengt.

4.3. In het genoemde geval uit 2011 ging het om een zogenaamde stelbrief ‘op papier’ die per fax was verzonden aan de griffie van het desbetreffende gerecht, welke verzending niet uit een ontvangstbevestiging door de griffier maar wel uit een (fax)verzendrapport kon blijken.

4.4. Het fenomeen van de stelbrief is geregeld in art. 39 Sv, waarvan het eerste lid als volgt luidt:

“1 De gekozen raadsman geeft van zijn optreden als zoodanig, wanneer de officier van justitie reeds in de zaak betrokken is, schriftelijk kennis aan den griffier. Is dat nog niet het geval, dan geeft hij van zijn optreden schriftelijk kennis aan den in de zaak betrokken hulpofficier.”

4.5. De zich op de voet van art. 39 Sv gesteld hebbende raadsman kan uiteraard aanspraak maken op naleving van de processuele voorschriften die betrekking hebben op de status van raadsman van de verdachte, waaronder het voorschrift van art. 51 Sv dat hij een afschrift ontvangt van de dagvaarding. Een en ander geldt, nadat hoger beroep is ingesteld, mutatis mutandis, voor de op de eerste aanleg voortbouwende procesfase. Het zich hernieuwd stellen in appel is daarbij een wezenlijke voorwaarde: net als bij de toegevoegde raadsman (art. 43 Sv) geldt de keuze van een raadsman slechts voor de (gehele) aanleg waarin zij heeft plaatsgehad. Die aanleg is beëindigd als tegen de uitspraak een rechtsmiddel is ingesteld. Het sturen van en stelbrief is echter niet bij uitsluiting constitutief voor de erkenning als raadsman. Volgens de Hoge Raad moet de regeling van art. 39 Sv worden beschouwd als een ‘ordemaatregel’ en een schriftelijke kennisgeving vormt geen noodzakelijke voorwaarde om als raadsman te kunnen optreden. Ook uit enig ander in het dossier aanwezig stuk kan aan de rechter blijken dat de verdachte voor de desbetreffende aanleg is voorzien van rechtsbijstand door een raadsman. Daarbij moet opgemerkt worden dat de appelakte niet als een zodanig stuk kan gelden.

4.6. In het onderhavige geval bevond zich het e-mailbericht van de raadsvrouwe niet in het dossier dat aan het hof ter beschikking stond. De discussie is dus ook niet of het hof op grond van het aan hem kenbare e-mailbericht tot de conclusie had moeten komen dat de verdachte was voorzien van rechtsbijstand door een raadsman (of: -vrouwe). Hoe dan ook zou het, gelet op het hierboven aangegeven enigszins informele karakter van de regels omtrent het stellen als raadsman, naar het mij voorkomt in het geheel niet ‘verboden’ zijn om op basis van een e-mail tot de conclusie te komen dat de verdachte ook in hoger beroep was voorzien van rechtsbijstand. Maar als gezegd, het e-mailbericht bevindt zich niet in het dossier, evenmin als enig ander stuk waaruit kan blijken dat een raadsman in hoger beroep optrad. De vraag die dus uiteindelijk inderdaad speelt is of de raadsvrouwe er aanspraak op kon maken dat haar e-mailbericht als stelbrief in de zin van art. 39 Sv zou worden aangemerkt en dus ook ter kennis van het hof zou komen. Bij een bevestigend antwoord op die vraag zou er sprake zijn van een tekortschieten van de justitiële instanties, aangezien het e-mailbericht kennelijk niet ter bestemde plaatse is aangekomen en dan zou dat gegeven niet ten nadele van de verdediging mogen komen.

4.7. De steller van het middel wijst er op dat bij sommige gerechten, zoals de rechtbank Rotterdam, afscheid is genomen van de fax, of van zins zijn dit op korte termijn te doen. E-mail zou dan kennelijk de fax kunnen vervangen. Helemaal juist is die stelling niet. Raadpleging van de internetpagina’s van de rechtbank Rotterdam levert inderdaad op dat bij de afdeling aldaar voor de griffie een algemeen e-mail adres is opgenomen, maar daarnaast is ook nog steeds een faxnummer vermeld. Niettemin zou bij e-mailberichten, gericht aan dat (algemene) e-mailadres van de griffie aangenomen moeten kunnen worden dat deze op een juiste wijze administratief worden verwerkt. Kennisgevingen zoals de onderhavige ‘stelbrief’ zouden dan wellicht ook volledig elektronisch gedaan kunnen worden. Raadpleging van de internetpagina van het gerechtshof Den Haag, waar de raadsvrouwe zich in de onderhavige zaak diende te stellen, leert echter dat aldaar bij de afdeling strafrecht niet zo een algemeen e-mailadres van de griffie is vermeld. De graad van automatisering verschilt dus, zo mag geconcludeerd worden, van gerecht tot gerecht. Een algemene regel dat het zenden van een e-mail gelijkgesteld kan worden met een – eventueel per fax verstuurde - ‘gewone’ stelbrief valt daaruit bezwaarlijk af te leiden. Ook de stand van de rechtsontwikkeling is niet zodanig dat die conclusie verantwoord lijkt. Bijvoorbeeld: een volmacht voor het aanwenden van een rechtsmiddel kan volgens de Hoge Raad nog steeds niet op geldige wijze per e-mail worden verzonden. Dat wordt pas anders als de wet digitale processtukken Strafvordering, die op 17 februari 2016 is aangenomen, in werking treedt. In de datum voor inwerkingtreding van die wet is voor zover ik kan nagaan thans nog niet voorzien. Nu kan men daartegen wel inbrengen, dat in de genoemde wet aan de indiening van stukken door onder andere advocaten geen nadere regels zijn gesteld, maar ook dergelijke handelingen zullen naar het mij lijkt in (geautomatiseerde) administratieve systemen moeten worden ondergebracht en dat is kennelijk allemaal nog niet zover.

4.8. Een extra complicatie bij het in de onderhavige zaak verzonden e-mailbericht, dat hierboven als eerste onder 3.4 is weergegeven, is dat – anders dan in het middel wordt gesteld – het er niet op lijkt dat dit aan de griffie van het hof Den Haag is gestuurd, maar is geadresseerd aan wat kennelijk mij een e-mailadres is van het ressortsparket (rp.hof.denhaag.algemeen@om.nl). Gelet op art. 39 Sv is dat het verkeerde adres: de stelbrief dient blijkens lid 1 van die bepaling aan de griffie van het gerecht te worden verzonden. Om de klacht in het middel te doen slagen zou dan ook nog een voor het openbaar ministerie geldende zgn. doorzendplicht moeten worden aangenomen. Voor een door de verdachte aan het verkeerde (justitiële) adres verzonden brief, waaruit van de wens on een rechtsmiddel aan te wenden kan blijken, geldt een dergelijke doorzendplicht wel. Van een vergelijkbare tegemoetkoming aan de advocaat bij het verzenden van een ‘volmacht aanwenden rechtsmiddel’ aan het verkeerde adres wil de Hoge Raad echter niet weten. Van een advocaat – een professionele rechtsbijstandsverlener - mag worden verwacht dat hij de juiste administratieve weg bewandelt. Dat lijkt mij ook voor een stelbrief niet een onredelijke eis. Daarbij komt nog dat naar ik meen van de advocaat ook verwacht mag worden alert te blijven op het verloop van de strafzaak waarin hij optreedt als raadsman en, in het geval hij kennelijk geen respons krijgt op een stelbrief, zich er van dient te vergewissen of deze wel op de juiste wijze is verzonden en zo nodig navraag daarnaar zal moeten doen. In het onderhavige geval is de e-mail van de raadsvrouwe waarbij zij zich trachtte te stellen op 31 oktober 2014 en is daarbij verzocht om toezending van de dossiers. De eerstvolgende e-mail dateert van 9 april 2015. In de tussentijd had de raadsvrouw bijvoorbeeld al enige tijd duidelijk kunnen zijn dat de dossiers niet binnen waren gekomen, waarna een nadere – en dus eerdere - actie door haar had kunnen worden ondernomen. Met andere woorden: ook aan de organisatie en administratieve ondersteuning van een advocaat mogen redelijke eisen worden gesteld. Het risico dat ontstaat bij daarmee verband houdende gebreken kan niet uitsluitend bij de Staat worden gelegd.

4.9. Mijn slotsom is dat aan de namens de raadsvrouwe per e-mail verstuurde “stelbrief” in het onderhavige geval niet de redelijke verwachting ontleend kon worden dat deze ter griffie van het gerecht zou aankomen en dat derhalve de klacht, dat door het hof ten onrechte geen toepassing is gegeven aan art. 51 Sv, ongegrond is.

4.10. Het middel faalt.

Lees hier de volledige uitspraak.