Onderzoek BFT bij Pels Rijcken afgerond

Het BFT heeft zijn onderzoek naar het handelen van notaris Oranje bij Pels Rijcken op 3 november afgerond.

De belangrijkste conclusies zijn:

• Mr. F.J. Oranje fraudeerde alleen. Het onderzoek door het BFT heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat er sprake was van betrokkenheid bij de fraude van de andere notarissen van Pels Rijcken; noch is gebleken dat zij enig financieel voordeel hebben genoten bij de fraude van circa 11 miljoen euro.

• Het interne en collegiale toezicht door Pels Rijcken schoot tekort. Tekortkomingen in de organisatie hebben er aan bijgedragen dat de fraude door mr. F. J. Oranje heeft kunnen plaatsvinden. Hierdoor heeft er gedurende lange tijd een tekort bestaan op de derdenrekening. De tekortkomingen bestonden onder meer uit het niet toepassen van de eigen kantoorregels en het noodzakelijke collegiale toezicht op het verloop van de stand van de derdenrekening. Het BFT zal deze normschendingen voorleggen aan de tuchtrechter.

Het BFT ziet na zijn onderzoek aanleiding om aanbevelingen te doen aan Pels Rijcken en het notariaat als geheel. Daarbij wordt ook gewezen op de aanbevelingen van de Deken van 12 augustus 2021 en de brief van de Minister aan de Tweede kamer van 19 oktober 2021. Nadere met elkaar samenhangende maatregelen zijn namelijk noodzakelijk om het maatschappelijk vertrouwen in het notariaat te behouden door de kansen op een herhaling te verkleinen.

Deze aanbevelingen zijn:

Pels Rijcken 

• Het creëren van een open kantoorcultuur, waarbij collega’s elkaar durven aanspreken en hun onafhankelijke en deskundige rol kunnen uitoefenen. Daarbij is het hebben van een interne klachtenregeling en een vertrouwenspersoon noodzakelijk. 

• Het financieel-administratieve proces dient te worden aangepast, waarbij met name wordt toegezien op naleving van de beschreven processen en functiescheidingen. Hierbij past bijzondere aandacht voor de collegiale controlerende rollen, zowel per transactie als ten aanzien van het systeem. 

• De compliance-functie moet structureel worden ingebed.

Pels Rijcken heeft tijdens het onderzoek reeds diverse verbeteringen in gang gezet. Onderdeel hiervan is het inzetten op een breed verandertraject. Het BFT zal er bij Pels Rijcken op blijven toezien dat bovengenoemde aanbevelingen worden opgevolgd en zo nodig handhavend optreden, zolang het notariaat onderdeel blijft van Pels Rijcken.

Notariaat

Het BFT heeft de volgende aanbevelingen voor het notariaat:

• Het BFT beveelt kantoren aan een compliance-functie in te richten. Dit past bij het creëren van een kantoorcultuur waarbij sprake is van gedeelde verantwoordelijkheid bij de colleganotarissen, kandidaat-notarissen en medewerkers van de financiële administratie. 

• De notaris is verantwoordelijk voor het berekenen van de bewaringspositie en het rapporteren erover. De kantoorcollega’s, de externe accountant en het BFT zijn daarvan afhankelijk. Nadere afspraken over eenduidigheid in de berekenmethode, het strikt opvolgen van de administratieve procedures en (intern) toezicht hierop zijn noodzakelijk. Ook acht het BFT nadere afspraken noodzakelijk voor escrow-activiteiten bij notarissen. 

• Het BFT adviseert notarissen om akten waarbij zij belanghebbende zijn, niet te passeren bij een collega-notaris van hetzelfde kantoor. Dit om de schijn van afhankelijkheid te vermijden.  De huidige verplichting voor notarissen om alle nevenfuncties op te geven, dient strikt te worden nageleefd en het toezicht hierop dient te worden versterkt.

BFT

Daarnaast trekt het BFT zelf ook lessen uit de gebeurtenissen. Het BFT komt tot de volgende conclusies:

• Specifiek voor grotere kantoren zal het risicogericht toezicht door het BFT worden herzien en wordt de onderzoekfrequentie verhoogd. Daarbij is onder meer extra aandacht voor de specifieke risico’s zoals de werking van de (administratieve) procedures en de controle op de compliance-risico’s. 

• Het BFT zal in overleg treden met de Nederlandse vereniging van banken (NVB) over de mogelijkheden van het delen van door hen geconstateerde (fraude-)risico’s bij notariële derdenrekeningen met het BFT.  Het BFT zal nog meer investeren in de samenwerking met andere ketenpartners (Dekens, OM) om vlotte informatieuitwisseling mogelijk te maken en elkaar in de toezichtsrol te versterken. 

• Het BFT gaat in gesprek met de Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) over het extern accountantstoezicht op het notariaat over onder meer de naleving van de beheersmaatregelen.